Запрос на официальном бланке пример

Запрос на предоставление документов

Запрос на официальном бланке пример

Запрос о предоставлении документов и информации — это вид деловой переписки, официальное обращение к юридическому лицу:

  • физического лица или его представителя;
  • юридического лица или его представителя.

Оформление и образец рекомендованы ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Письма-запросы предназначены для получения дополнительной информации и документации, необходимых в жизненных и деловых ситуациях. Они адресуются:

  • законодательным и исполнительным органам государственной власти, их территориальным подразделениям;
  • деловым партнерам;
  • контрагентам;
  • головному предприятию и нижестоящей организации;
  • дочерней фирме;
  • обособленному подразделению;
  • органам корпоративного управления;
  • поставщикам товаров, работ и услуг населению.

Письмо-запрос — документ, имеющий юридическую силу, поэтому оно:

  • должно иметь все необходимые реквизиты;
  • составляется в соответствии с государственным регламентом, если адресован госорганам.

С помощью запроса на предоставление информации нельзя получить сведения, содержащие чужие персональные данные, государственную и коммерческую тайну.

Что запрашивают в госорганахКоммерческие и потребительские запросы
  • сведения из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ);
  • о дисквалифицированных по решению суда лицах;
  • сведения о владельцах объектов недвижимости, земельных участках и строениях;
  • сведения из информационной системы обеспечения градостроительной деятельности.
  • набор документов для проверки благонадежности предполагаемого партнера;
  • об ассортименте и стоимости выпускаемой или поставляемой продукции, оказываемых услуг;
  • о технических характеристиках продукции, ее наличии, способах и сроках доставки товаров и продукции;
  • инструкции и паспорта изделий, правила эксплуатации;
  • сертификаты и лицензии.

Некоторые сведения не раскрываются. Например, при проверке контрагента вам предоставят не все запрашиваемые документы, но их можно заменить.

Кто и по какой форме составляет

Унифицированного бланка или образца запроса в таможню о предоставлении информации не существует, поскольку каждая ситуация уникальна. Его содержание будет определяться:

  • целью получения необходимых сведений;
  • регламентом, если адресатом является госорган;
  • составителем и его видением ситуации.

Кто обычно готовит обращение:

  • в интересах организации это делает любой уполномоченный и компетентный сотрудник по поручению либо в соответствии с должностными полномочиями;
  • гражданин лично или уполномоченное им доверенное лицо.

Рекомендованная структура содержит следующие смысловые блоки:

Заголовок

Обращение

Вводная часть

просьбы

Срок

Подпись

Отражает суть: «О предоставлении информации по договору…», «О предоставлении информации из ЕГРЮЛ», «По вопросу предоставления таможенной информации».
Необходимо, если письмо направляется в адрес партнеров, другой стороны договора, контрагентов. Обращение не пишут при формировании обращения на сайтах ведомств и госструктур.
Содержит пояснение причины необходимости запрашиваемых сведений.
Перечень документов или сведений, которые необходимо предоставить.
Указывается желаемый срок получения ответа, если он не определен госрегламентом или договором.
Документ заверяется ответственным лицом или гражданином.

Наиболее точно и полно описаны требования и сформулировано, какие пункты содержит бланк запроса, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (дата актуализации ‎01.06.2019).

Образцы

Переписка с исполнительными органами государственной власти подчиняется общим требованиям.

https://www.youtube.com/watch?v=8oYpvn1WCRc

Для коммерческого документооборота пригодится образец письма-запроса документов у контрагента в случае их утраты и необходимости получения дубликатов:

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ФИРМА»Волгоградский просп., д. 18, Москва, 110213, Тел. (321) 321-11-22; тел./факс (495) 321-01-02 ОКПО 02112332; ОГРН 1022000230321; ИНН/КПП 1103021120/33802200201.09.2020 №123/01-1Генеральному директору ООО «Холод»Смирнову С. С.Прохладная ул., 9Москва, 123211Уважаемый Сергей Сергеевич!ООО «Фирма» закупало у вас кондиционеры модели LG P09EP в количестве 150 шт. в течение марта — июня 2020 г. Расчеты произведены полностью.В связи с непредвиденными обстоятельствами (пожар в офисе) нами утрачены:

Источник: https://ppt.ru/forms/zapros/na-predostavlenie-dokumentov

Письмо-запрос: Бланк и образец заполнения

Запрос на официальном бланке пример

В деловом документообороте достаточно распространенным является письмо-запрос. Его составляют в тех случаях, когда одно лицо желает получить определенные сведения от другого лица. Образец, готовые примеры и рекомендации по его написанию приводятся в статье.

 Бланк письма-запроса (word)

 Образец составления письма-запроса (word)

Назначение и содержание

Основная задача – получить актуальную, достоверную информацию от какого-либо лица. Как правило, письмо составляет одно юридическое лицо в адрес другого. Но в целом он может быть оформлен любыми лицами:

  • индивидуальными предпринимателями;
  • частными гражданами;
  • представителями органов власти;
  • общественными деятелями и др.

Таким образом это разновидность деловой корреспонденции, единого образца которого не установлено. Тем не менее, на практике сложились определенные требования документа. В нем обязательно отражаются такие сведения:

  1. Наименование отправителя.
  2. Наименование получателя (адресата).
  3. Номер и дата регистрации документа (в журнале исходящей корреспонденции).
  4. Название документа обычно содержит суть просьбы – например: «Запрос на предоставление копий документов».
  5. Основная часть – изложение обстоятельств, побудивших написать запрос.
  6. Просительная часть – собственно просьба о том, какие именно сведения необходимо получить.
  7. Иногда образец письма-запроса также сопровождают приложениями – документами, копии или оригиналы которых прикладывают к основной бумаге. Указывают название документа, и количество страниц.
  8. В конце можно дополнительно указать удобный способ ответа – по почте или на е-мэйл. В общем случае принято отправлять ответ таким же способом, как пришел сам запрос, однако в любом случае решение остается на усмотрение отправителя.
  9. Дата, подпись, расшифровка подписи, должность просителя, печать организации. В некоторых случаях компании не используют печать в документообороте – тогда достаточно поставить только собственноручную подпись.

Как правило, он составляется на фирменном бланке организации. Присутствуют отметки о реквизитах компании или ИП. Предпочтительно использовать печатный вариант оформления, хотя иногда письмо составляют и в рукописном виде.

Отправить можно разными способами:

  • по обычной почте;
  • по е-мэйл;
  • передать по факсу;
  • передать с курьером.

Если принципиально важно получить документальное подтверждение отправки письма, лучше передать его физически – по почте или с курьером. Тогда можно получить уведомление о вручении, которое послужит доказательством факта и даты доставки.

Разновидности и образцы составления: 5 вариантов

Поскольку информацию можно запрашивать у разных представителей и по разным поводам, разновидностей образца письма-запроса существует не менее 5.

Они классифицируются по разным основаниям – в зависимости от адресата (налоговая, банк, орган власти) или в зависимости от сути просьбы (уточнение информации об условиях договора, запрос на получение копий документов и т.п.). Далее рассмотрены наиболее распространенные виды.

О предоставлении информации

Это один из самых популярных видов послания – организация просит предоставить не документы, а определенные сведения, например:

  • прайс-лист;
  • условия акции, предоставления скидок;
  • технические характеристики товара и т.п.

В этом случае необходимо максимально конкретно сформулировать свою просьбу – например, если речь идет об уточнении сведений о товаре, подробно прописывают название, марку, артикул и другие реквизиты.

О подтверждении информации

В этом случае запрашивают выписки из разных документов (например, из приказов о приеме или увольнении с работы). Причина составления письма-запроса связана с необходимостью подтвердить те или иные сведения (например, работал ли сотрудник в тот или иной период, когда был уволен и т.п.). 

О предоставлении документов

В этом случае компания нуждается в предоставлении документов (как правило, речь идет о копиях). Указывают конкретное название каждой бумаги. Если необходимо, дополнительно формируют просьбу о заверении копий (подпись и печать организации на каждой странице).

В этой же категории отдельно можно выделить письмо-запрос, в котором компании просит предоставить образец акта сверки. Документ нужен для проверки наличия/отсутствия задолженности или переплаты по конкретным платежам.

Запрос в налоговую инспекцию

Обычно такой документ составляется от имени главного бухгалтера. Необходимо получение пояснений по тем или иным нормам налогового законодательства, раскрытие персональных данных на основании исполнительного листа и др.

Запрос в банк

В банк составляют обращения с просьбой прояснения отдельных положений договора, возможности реструктурировать долг, оформить кредит на более выгодных условиях, пролонгировать договор и т.п.

Сроки ответа

Вне зависимости от того, какой именно образец используется, сроки ответа на запрос определяются исходя из традиций деловой этики. Поскольку в законодательстве подобный вопрос никак не регулируется, компании сами вправе решать, какое время им понадобится для ответа. Обычно срок составляет 10-15 рабочих дней.

Если это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя. Составляют ответное послание, в котором указывают, что письмо принято в работу и обозначают примерные сроки ответа.

https://www.youtube.com/watch?v=UDSKEX7FCrw

В некоторых случаях сроки ответа регулируются на уровне законодательства или внутренних регламентов компании. Например, государственные органы и банковские организации, как правило, должны предоставить ответы в течение 30 календарных дней.

Источник: https://2ann.ru/kak-pravilno-napisat-pismo-zapros/

Письмо – запрос. Примеры и бланки

Запрос на официальном бланке пример

В России, чтобы получить нужную информацию, заинтересованная сторона составляет официальный запрос.
Повод для составления запроса различен. Это получение информации о акциях и скидках, текущих цен на товар, получение документов, прайс-листов, каких – либо сведений.

Нюансы составления письма

Сотрудник, оформляя официальное письмо – запрос в другую организацию, должен придерживаться определенных правил. Запрос оформляется на имя директора, его заместителя или иного должностного лица, занимающего руководящую должность письменно на бумаге формата А4.

Если в компании есть свой фирменный бланк, то используют его, где уже заранее прописаны реквизиты (наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес и контакты). В России анонимные запросы не принимаются и на них не обращают внимания. В письме должно быть понятно от кого пришел запрос и как можно связаться и отправить ответ.

При написании основной части документа нужно четко и кратко выложить намерение в получении нужной информации. При возможности ссылаются на законы РФ, которые гарантируют ответ.

Скачать бланк и образец письма – запроса

Скачать пустой бланк письма – запроса (Word, 28 Кб)

Скачать образец письма – запроса (Word, 28 Кб)

4. Примеры различных писем – запросов

Здесь представлены примеры и бланки самых часто используемых запросов:
— О предоставлении информации
— О предоставлении документов
— В налоговую
— В банк
— Письмо-запрос акта сверки
— О подтверждения необходимой информации

Пишется официально с указанием всех необходимых реквизитов, обычно используют фирменный бланк. Схеманаписания текста документа:
1. Разъяснение мотива.
2. При необходимости указывают закон РФ, регламентирующий просьбу.
3.

Суть обращения и что требуется от получателя данного обращения.
4. Указание данных запрашиваемого информацию: ФИО, подпись, печать.
5. Регистрация исходящего документа.
Важно отметить, что не стоит писать такой тип запроса в порядке ультиматума.

Это может негативно сказаться на репутации организации, от которой направлено письмо.

Скачать бланк – образец письма-запроса о предоставлении информации (29 Кб)

Письмо-запрос о предоставлении документов

Наиболее часто используется в бухгалтерии и в других структурных отделах организации. Запрашиваются возврат вторых экземпляров ранее отправленных счет-фактур, иных документов, которые утрачены в следствие определенных причин и т.д.
Схема написания текста документа не сильно отличается от предыдущего запроса:
1.

«Шапка» документа (отображаются реквизиты сторон).
2. Регистрация в качестве исходящего документа. Обычно под номером регистрации кратко прописывают тему обращения.
3. Обращение к руководителю (Уважаемый(ая) ….)
4. Суть просьбы и пожелание сотрудничества.
5. Завершение письма-запроса (ФИО, подпись, при необходимости печать).

Скачать бланк – образец письма-запроса о предоставлении документов (29 Кб).

Письмо-запрос в налоговую

Наиболее часто письма – запросы в налоговую службу направляются бухгалтерией предприятий и организаций для предоставления пояснений по положениям НК РФ, информации и документов. 

Скачать бланк – образец письма-запроса в налоговую (Word, 33 Кб)

Письмо-запрос в банк

Банки предоставляют лишь малую часть данных о их клиентах. Полная и детальная информация на запрос предоставляется только на основании судебного решения. Однако физлица, а так же компании нередко осуществляют запросы о банковских продуктах.
Скачать бланк – образец письма-запроса в банк (Word, 31 Кб)

Письмо-запрос акта сверки

Акт сверки необходим для подтверждения наличия или отсутствия задолженности. Запрос формируется и отправляется на имя руководителя.

Скачать бланк – образец письма-запроса акта сверки (Word,  29 Кб)

Такие письма направляет, например, кадровая служба, которой необходимо выснить – действительно ли принимаемый на серьезную должность сотрудник трудился в предыдущей компании.

Скачать бланк – образец письма-запроса подтверждения информации (29 Кб)Скачать бланк – образец письма-запроса подтверждения информации (29 Кб)

Способы отправки письма – запроса

Письмо – запрос является элементом деловой переписки между организациями или физлицом и компанией. Доставить документ можно тремя способами:
1. Самостоятельно, зафиксировав получение у секретаря или иного должностного лица, осуществляемого прием информации.

Обычно формируют два образца документа, где один из них остается на руках с отметкой о получении. Это дает гарантии, что запрос «не потеряется».
2. Воспользоваться услугами почты, отправив заказное письмо.
3.

Отправить по электронной почте и продублировать обычным письмом.

Запрос коммерческих предложений. Скачать образец

Запрос на официальном бланке пример

Как правило, в инжиниринговых компаниях и на производственных предприятиях  инженерные службы занимаются вопросами поиска поставщиков на сложное техническое оборудование. Высококвалифицированные специалисты – инженеры составляют техническое задание или оформляют описание оборудования.

Если характеристики оборудования определены проектной документацией и это оборудование изготавливается под заказ, то  специалисты инженерных служб осуществляют поиск компаний-производителей, запрашивают у них коммерческие предложения, взаимодействуют с ними по техническим вопросам, порой несколько раз переписывают заявку на заказ, чтобы она соответствовала форме предприятия-изготовителя.

Запрос предложений и поиск поставщика не являются основными должностными обязанностями специалистов инженерных служб, зачастую отнимают много времени и имеют высокие трудозатраты квалифицированных специалистов.

Мы провели небольшой эксперимент по запросу коммерческого предложения на электрооборудование, которое изготовляют под заказ. Заявка была от реального заказчика, мы вместо него проделали работу «вручную» по поиску производителя на изготовление электрооборудования, стоимость которого варьировалась от 1,5 до 2 млн. рублей.

Мы сделали рассылку запроса коммерческих предложений в 40 компаний-производителей данного оборудования.

Какие получились результаты?

Статистика следующая. 40% компаний не открыли электронные письма даже с названием в теме «Заявка». Эти письма попросту теряются в общей почте.

Из  24 прочитанных заявок:

 – 8 компаний прислали прайсы, либо перенаправили на сайт заполнить их форму заявки;

– 6 компании ответили, что не изготавливают оборудование в данной комплектации, либо не повезут в  наш регион;

–  через 3 недели перезвонили 2 менеджера по продажам и спросили, есть ли у нас ещё потребность в оборудовании, которое производит их компания, при этом на предыдущую заявку не ответили, и они будут звонить с периодичностью 1 раз в месяц (такая работа)!

– 6 компаний проигнорировали заявку по иным причинам и ничего не ответили;

– только 2 компании направили адресные коммерческие предложения.

Мы потратили около 16 часов рабочего времени на поиск контактов, рассылку запросов  в каждую компанию, сбор и анализ результатов. Как уже отмечено, некоторые компании не успевают обработать заявку вовремя, но телефон попадает в их базу, и они ещё долго будут звонить «в холодную» и выявлять потребность в их продукции.

Если оборудование дорогостоящее, то два коммерческих предложения это очень мало для анализа и принятия решения. Поэтому всё приходится повторять – обзванивать тех, кто не ответил, переписывать заявку, поэтому фактические трудозатраты удваиваются.

Что важно при запросе предложений?

При запросе предложений важно получить достаточное количество предложений, в удобном формате – для анализа, с необходимой информацией, и в заданные сроки. Задача не простая – это знают специалисты, которые занимается  закупками регулярно.

Во-первых, необходимо найти контакты поставщиков и производителей оборудования. Во-вторых, сформировать запрос так, чтобы поставщики ответили в едином формате, удобном для сравнения.

В-третьих, задать вопросы, которые актуальны при заказе оборудования такие, как сроки изготовления, стоимость доставки, опыт работы, качество работы.

И, в-четвёртых, срок приёма предложений ограничен и для ускорения процесса получения предложений специалисты обзванивают даже своих поставщиков.

Как оптимизировать процессы поиска поставщиков и получения коммерческих предложений?

Одновременно должны быть соблюдены 4 критерия:

– количество предложений;

– удобный формат предложения;

– достаточность информации;

–  соблюдение сроков приёма предложений.

Если первый критерий зависит от количества охваченных поставщиков, то остальные три – это к вопросу составления качественного запроса и профессионализма компаний-поставщиков, которые в своём предложении постараются соблюсти форму и ответить на все ваши вопросы.

Для охвата широкого круга поставщиков нет необходимости делать рассылку на 40-100 контактов. Одной публикацией запроса предложений в электронной системе RFP вы охватите всех качественных поставщиков и производителей, которые в заданные сроки ответят на ваш запрос.

Качественный запрос предложений можете составить по одному из образцов, представленных ниже. Оформите спецификацию, техническое описание или задание на оборудование или материалы отдельным документом, при необходимости приложите схему.

Если Вам необходимо 3-4 качественных коммерческих предложения от прямых поставщиков и производителей и у вас есть минимум одна неделя для сбора коммерческих предложений, то опубликуйте запрос предложений в электронной системе RFP, прикрепите спецификацию, техническое задание и(или) принципиальную схему. В заданные сроки вам ответят те поставщики и производители, которые готовы выполнить ваш заказ по вашим условиям. Самое главное, вы потратите на это не более 15 минут собственного рабочего времени, а дальше поставщики и производители сами свяжутся с вами для уточнения деталей заказа.

Что вы получаете в результате публикации потребности в закупке в системе RFP?

В результате публикации своей заявки на закупку в электронной системе RFP вы получите:

– три-четыре коммерческих предложения от прямых производителей без посредников и перекупщиков;

–  гарантии недоступности ваших контактных данных для недобросовестных производителей и поставщиков, которые применяют методы холодных звонков; также ваши контактные данные не доступны для случайных посетителей ресурса RFP;

–  экономию трудозатрат высококвалифицированных специалистов.

Что можете сделать прямо сейчас?

Вы можете бесплатно скачать образец запроса предложений под любые закупки и даже на выполнение работ. Если вы не нашли свой идеальный образец запроса предложений или у вас нестандартные задача или оборудование, то напишите об этом на электронную почту direct@rfp.ltd  и обязательно вам ответим!

Общий образец запроса коммерческих предложений

Образец запроса предложений на поставку товара (по описанию или спецификации).

Образец запроса предложений на производство строительно-монтажных работ с техническим заданием.

Образец запроса предложений на выполнение проектных работ.

Образец запроса предложений на оказание услуг.

Образец запроса предложений  для определения цены контракта с единственным поставщиком.

Образец запроса предложений на поставку товара для определения НМЦК

Если у вас уже сейчас есть потребность в запросе предложений на технически сложное оборудование по спецификации, то воспользуйтесь сервисом электронной площадки RFP.

1. Скачайте образец запроса коммерческих предложений, заполните его на бланке своей компании.

2. Подключите свою организацию к электронной системе RFP (регистрация здесь).

3. Опубликуйте запросы коммерческих предложений на любые товары, материалы, оборудование или услуги на площадке RFP (форма “Создать закупку” здесь).

Обращаем ваше внимание, что консультации наших высококвалифицированных специалистов, подготовка документации и публикация запроса предложений в электронной системе RFP осуществляется бесплатно! Обо всех условиях Вы можете узнать в разделе “Заказчики” и из презентации  “Личный кабинет Заказчика или как эффективно работать в электронной системе RFP!” .

Источник: http://www.rfp.ltd/article/zapros-kommercheskih-predlozhenij-skachat-obrazec/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.